Comme beaucoup d’entreprises, vous souhaitez réduire le papier. Une solution de gestion électronique des documents (GED) permet de franchir le cap. Mais comment choisir le bon outil ? Est-il adapté aux entreprises de la construction ? Le point et des conseils avec Olivier Deschwanden, co-directeur de ARC Logiciels.

>>Identifier précisément vos besoins

Vos défis ? En finir avec le papier, les classeurs encombrants, les recherches de documents chronophages, la gestion complexe des validations.

La réponse ? Un classement automatisé identifie et catégorise instantanément vos documents (plans, rapports de chantiers, contrats, factures, bulletins de livraison). La recherche de documents est ensuite ultra-rapide et possible de partout. Autre atout : les workflows sont optimisés. Ainsi, la circulation de vos documents est modélisée et cela raccourcit vos processus de validation (factures fournisseurs etc).

>>Opter pour une solution évolutive

Vos défis ? Éviter une GED avec une implémentation complexe. Ajouter facilement de nouvelles fonctionnalités ou flux de validation, au fur et à mesure des besoins.

La réponse ? Une GED modulaire permet d’éviter l’erreur classique d’installer tous les flux en même temps (flux fournisseur, RH, comptable). « En général, le premier pas se fait avec l’intégration des factures fournisseurs. Puis, quand vos équipes sont prêtes vous ajoutez un autre flux de validation. Très rapidement, cette première étape GED avec un flux facture-fournisseur standard peut être opérationnelle », explique le co-directeur de ARC Logiciels, partenaire de la GED suisse Doc.SERIES.

>>Assurer la compatibilité avec votre informatique

Vos défis ? Implanter une GED compatible avec votre environnement logiciel existant et un produit innovant qui tient compte de votre secteur : la construction. Vous préférez également un outil développé en Suisse et non un modèle standardisé de grand groupe.

La réponse ? Une GED qui communique facilement avec votre ERP (A3 Finance) ou vos logiciels métiers (Baubit Pro, A3 Transport…) est un gain de temps précieux. Votre partenaire informatique et son support se trouvent en Suisse romande près de chez vous. Il connaît également les métiers de la construction, les exigences et les régulations des PME helvétiques.

>>Bénéficier d’un accès mobile

Vos défis ? Accéder aux documents depuis n’importe où (chantier, bureau, voiture) pour faciliter la collaboration et la prise de décisions.

La réponse ? Votre GED doit être consultable de n’importe où, à l’aide d’un simple smartphone.  Vous validez ou partagez une facture, vérifiez dans les archives-GED un détail sur un produit, cela en temps réel. Qu’on soit technicien, secrétaire, RH ou comptable, chacun a son accès sécurisé. ARC Logiciels assure la formation de vos équipes.
« Avec la GED, la validation des factures par un technicien se fait en tout temps depuis son PC ou son smartphone. La comptabilisation suit immédiatement et automatiquement. Les factures sont ensuite archivées et accessibles en quelques clics. Tout le processus est accéléré, permettant un gain de temps et d’argent considérable», résume Olivier Deschwanden.

>>Garantir la sécurité de vos données

Vos défis ? Protéger vos informations confidentielles contre les accès non autorisés et les pertes de données.

La réponse ? Vos données sont stockées en toute sécurité, soit sur vos serveurs locaux, soit dans le cloud. Vous pouvez héberger vos données en Suisse chez ARC IT, partenaire certifié Cyber-Safe. « Être dans le cloud est aussi un avantage lors des mises à jour de votre GED qui se font automatiquement par nos équipes», signale-t-il.

>>Anticiper l’approche IA dans votre GED

Vos défis ? Choisir un outil qui intègre les nouvelles perspectives de l’intelligence artificielle, sans tout compliquer.

La réponse ? Doc.SERIES propose déjà la nouvelle génération de GED avec de l’IA. De quoi s’agit-il ? La reconnaissance automatique de chaque type de document se fait de manière fine. « On parle d’une amélioration dans la reconnaissance des documents passant de 90 à 98%, observe Olivier Deschwanden. Par exemple, pour les factures en euro, les dates de facturation, les montants TVA ou d’autres informations de recherche sur lesquelles une GED classique peine, celle avec l’IA sera plus précise. Notre partenaire a d’ailleurs prévu un chatAI intégré à la GED pour faciliter les demandes précises.
Précision utile : Doc.SERIES peut opérer avec différents types de LLM, mais celui d’Infomaniak a l’avantage de garder vos données en Suisse, d’être plus performant et moins cher que ceux de grands groupes (AzureAI ou OpenAI).

>>Explorer les fonctionnalités bonus

Vos défis ? Avoir une vision claire de votre archivage et répondre à vos obligations légales.

La réponse ? Facilité d’utilisation, mobilité, puissance du stockage et de la recherche des documents sont essentiels. Mais l’analyse statistique de votre GED avec des informations sur le statut de vos documents, notamment, est aussi intéressante. « L’archivage légal (ou certifié) peut également être très utile pour certains documents, bien qu’assez coûteux. L’optimisation de la vie des documents permet ainsi de répondre facilement à vos obligations légales, notamment pour les RH », ajoute Olivier Deschwanden.

>>Vraiment une solution économique ?

Vos défis ? Avoir une confirmation que la GED est une solution économique pour votre entreprise.

La réponse ? Toutes les entreprises s’accordent pour dire que la GED est une solution qui permet de faire gagner du temps et de l’argent. C’est encore plus vrai dans un secteur comme la construction où les acteurs se déplacent de chantier en chantier et les fournisseurs sont nombreux. Les coûts de stockage, d’impression, d’expéditions disparaissent.
Mais surtout, l’information et les documents circulent de manière immédiate. Les flux de validation s’accélèrent, permettant à tous de continuer à travailler. Le gain en efficacité est significatif pour l’entreprise. La GED structure les documents, leurs informations, les organise et les sécurise.
« Exemple parlant : les calculateurs sur le terrain retrouvent facilement une information. Ils peuvent interroger les factures archivées pour connaître en quelques secondes le prix qu’un fournisseur a facturé sur un précédent chantier », pointe le co-directeur de ARC Logiciels. La GED va donc bien plus loin qu’un simple classement.

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TIF