Avec la GED, la validation des factures par un technicien se fait en tout temps depuis son smartphone. La comptabilisation suit immédiatement et automatiquement. Les factures sont ensuite archivées et accessibles en quelques minutes. Tout le processus est accéléré, permettant un gain de temps et d’argent considérable.
La nouvelle version de GED fait appel à l’intelligence artificielle pour simplifier encore la gestion administrative et l’archivage de vos documents. Les processus sont optimisés notamment grâce à la reconnaissance par l’IA des factures, qu’elles soient suisses ou non, avec QR-code ou non.
En quelques jours, une GED avec un flux facture-fournisseur standard peut être installée. La solution est flexible et la gestion électronique de vos documents se fait idéalement par étapes. Cela permet à chaque service de s’habituer progressivement à ce nouvel outil qui centralise et archive automatiquement les documents.
L’erreur classique, avec la GED, est de vouloir tout implémenter en même temps : les flux fournisseurs, les flux RH, les contrats… Au risque d’être dépassé. En optant pour une solution flexible, évolutive et simple, vous rajoutez un flux facilement et quand c’est le bon moment pour vos équipes. On définit qui fait quoi et qui valide à quel stade. Secrétaires, techniciens, comptables chacun a son accès et est formé par nos soins. En quelques jours, une GED avec un flux facture-fournisseur standard peut être implémentée.
L’intégration d’une GED doit être simple et en adéquation avec votre environnement informatique, en particulier votre logiciel comptable. Que ce soit avec l’ERP A3 Finance pour le secteur de la construction ou d’autres interfaces comptables, votre GED doit être compatible avec vos solutions déjà en place.
Vous avez ainsi accès à votre GED depuis n’importe où : un chantier, votre voiture, en télétravail. Il suffit d’avoir un smartphone. Vous pouvez ainsi, en tout temps, valider ou retrouver une facture, ou alors rechercher dans vos archives un détail sur un produit.
Il existe deux options principales:
Offre premium, l’archivage légal (ou certifié) peut être très utile ou nécessaire pour certains documents. L’optimisation de la vie des documents est possible et apprécié notamment pour les RH. Une solution qui répond également au souci de sobriété numérique et permet d’éviter de conserver des données inutilement.
Avoir une GED mobile est un gros atout. « C’est un module parfois optionnel, mais très utile, relève Olivier Deschwanden. Vous avez ainsi accès à votre GED depuis n’importe où : un chantier, votre voiture. Il suffit d’avoir un smartphone. Vous pouvez ainsi, en tout temps, valider ou retrouver une facture, ou alors rechercher dans vos archives un détail sur un produit.»
Entre GED minimaliste et GED proche de l’ERP ultra performante, mais pas forcément adaptée à votre activité, il est parfois difficile d’y voir clair. L’implémentation elle-même ne nécessite pas le même effort, sans parler du coût. Comment trouver le juste milieu pour votre PME ?
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