L’entreprise Gilbert Brodard et Fils a choisi de se digitaliser en 2019, tant dans ses processus administratifs que sur le terrain. Aujourd’hui, plus de 20 équipes travaillent avec BauBit Mobile.

Le directeur Jacques Fragnière évoque la centralisation de l’information, la rapidité gagnée sur les saisies et la centaine de collaborateurs bénéficiant quotidiennement de cette solution numérique. Une réussite qui n’était pas gagnée d’avance.

«Il y avait des sceptiques, mais tout le monde a rapidement réalisé que cela apportait un gain en temps, ainsi qu’un meilleur suivi. Les rapports étaient plus précis et plus vite transmis, ce qui facilitait la gestion des heures, relève en préambule Richard Müller, le responsable comptabilité et RH de chez Brodard, qui a poussé à la transformation digitale de la société fribourgeoise. L’entreprise spécialisée dans le génie civil, les travaux publics et les constructions en béton armé a beaucoup évolué, tout comme les marchés publics. Depuis quelques années, les exigences administratives se sont renforcées à chaque étape d’un projet.

«On ne voulait plus courir après les documents et remplir des armoires de papier à garder pendant dix ans, commence Jacques Fragnière. Par ailleurs, notre logiciel administratif ne convenait plus à nos attentes et à celles de nos fournisseurs demandant de plus en plus l’envoi de e-factures. Mais surtout, on voulait gagner du temps et au passage faire un geste pour l’écologie.» L’entreprise de construction est donc passée sur BauBit Pro pour les métrages, la calculation, les offres et la facturation, interfacé avec A3 Finance et Salaire. Elle a fourni ensuite à ses collaborateurs sur le terrain, des tablettes avec Baubit Mobile.

«Pour la plateforme mobile, nous avons fait un test avec un employé qui n’est pas de l’ère numérique, ni de langue maternelle française. Il a tout de suite compris comment ça fonctionnait, se souvient le dirigeant. L’objectif est d’avoir, en octobre 2020, nos 25 équipes remplissant leur rapport journalier directement sur la tablette : la saisie des heures, les informations du chantier, des machines… Ce qui permet de suivre de près le prix de revient et la calculation des salaires. » Entre 120 et 150 employés bénéficieront de cette solution.

«Nos contremaîtres et chefs d’équipe croisaient sur les chantiers des sous-traitants qui utilisaient des saisies mobiles, poursuit Jacques Fragnière. Ils étaient donc très motivés à abandonner les rapports papiers avec lesquels certains étaient mal à l’aise en raison de la langue. Aujourd’hui, les rapports sont prémâchés, faciles à compléter, plus clairs et on ne doit plus courir après sans cesse. » Les chauffeurs, les personnes au dépôt, les chefs d’équipes et l’administration collaborent beaucoup mieux.

« Auparavant, le collaborateur devait faire quittancer ses heures à son responsable qui devait faire revalider au conducteur et ensuite transmettre l’information plus loin, se souvient Alexandre Schouwey, chef de projet lors de l’intégration de BauBit Mobile chez Brodard. Aujourd’hui, on a un onglet qui permet d’enregistrer le rapport journalier et les heures à la fois. Dès le lendemain, l’administration est en possession du détail pour faire les salaires. Ce qui durait une semaine avant, prend désormais un jour. » La calculation des vacances, des congés maladie ou des RHT est automatiquement générée. Cette efficacité dans les processus a permis d’éviter de devoir engager une nouvelle personne à l’administration estimait le directeur.

Supervisant l’administration, Richard Müller se réjouit du futur. « L’information est accessible facilement et rapidement. Comme elle est centralisée, elle peut aussi être transmise et traiter sans délai, apprécie-t-il. La fiabilité et le contrôle de chaque étape sont meilleurs. La performance est accrue. » L’entreprise traite désormais 80% de son administration de manière numérique.

Parmi les clés de réussite de ce projet, Richard Müller souligne deux aspects principaux : « Toute l’entreprise a rapidement compris les avantages de ces solutions. Par ailleurs, la collaboration avec la société informatique ARC Logiciels a été remarquable. Ils ont été excellents en terme d’intégration et d’écoute. Chaque interrogation de notre part était prise en considération avec une grande réactivité. Dans 95% des cas, ils ont trouvé la solution pour paramétrer les choses telles qu’on le voulait. Si ce n’était pas possible, ils ont mis en place une alternative qui amenait même parfois une plus-value à nos processus. »

Les tablettes sont très rapidement opérationnelles. Le paramétrage pour le bureau est un peu plus long, selon les besoins de l’entreprise. Mais en cinq mois, le gros de la transition vers le numérique était fait dans la PME fribourgeoise et les formations assurées par ARC Logiciels.

TIF