L’informatique décisionnelle ou BI s’implante de plus en plus dans les habitudes des PME. Quels bénéfices en tirer et comment l’utiliser dans son entreprise ?

La Business Intelligence est un système d’aide à la décision basé sur les données générées par votre entreprise. Mohamed El Ech, spécialiste BI – GED et consultant finance pour ARC Logiciels, résume les possibilités de cette technologie intelligente. Il indique également les premières étapes à prévoir pour intégrer la BI dans son travail.

Mohamed El Ech, comment expliquer simplement le fonctionnement de la BI ?

La BI est un terme large qui regroupe beaucoup de possibilités. Le principe de base est l’extraction des données de plusieurs sources (ERP, fichiers Excel, web, logiciels) pour les transformer et les charger dans une seule base de données personnalisée, lisible et claire qui vous permettra de prendre des décisions. On parle d’ETL (Extract, Tranform et Load).

Concrètement, pouvez-vous nous donner un exemple issu de l’environnement ARC Logiciels ?

On va extraire les données d’un fichier Excel, celles de l’ERP A3 et celles de BauBit Pro ou Visual Planning pour les importer et les retravailler afin de générer un rapport précis et très visuel, facile à consulter pour les utilisateurs. Le responsable peut par exemple disposer d’une analyse de son chiffre d’affaires, par type de chantier, qu’il peut comparer avec celle du mois précédent ou de l’année précédente.

Les analyses possibles sont nombreuses, n’est-ce-pas ?

On peut également analyser les chantiers ou projets par responsable, avec qui il a travaillé, combien d’heures. On aura alors un rapport détaillé du chiffre d’affaires (CA), des charges et le bénéfice du chantier lui-même. La BI n’est pas limitée, si ce n’est par les données qu’elle reçoit. On peut même y insérer des données externes présentes sur le web telle que la météo. On saura ainsi si il y a plus d’absences lorsqu’il pleut par exemple.

D’autres analyses intéressantes ?

Un de nos clients utilise PowerBI pour faire ressortir les erreurs de saisies sur les bulletins de livraison. La BI est un outil de contrôle puissant. Par ailleurs, avec la licence Microsoft PowerBI vous pouvez partager les rapports avec toute l’entreprise et les consulter de partout en toute sécurité. L’accès est facile et modifiable selon le type d’utilisateur.

Les RH peuvent aussi tirer parti de la BI.

On peut calculer le turnover, les absences par type de collaborateurs (temporaire, homme, femme, âge), les heures productives de chacun, à quelle période la charge est la plus grande pour les équipes. Outre les RH, l’analyse de l’utilisation des véhicules est possible, le nombre de kilomètres, les pannes. On fera ressortir le CA par véhicule.

Pour que cette aide à la décision soit pertinente, à quoi faut-il être attentif ?

Il est très important de bien définir les KPI, les clés de performance recherchées. Cela permettra d’avoir un rapport clair et parlant. On peut prévoir plusieurs KPI. En général, je conseille de commencer par un rapport analysant le CA par article ou par chantier, puis de peaufiner avec un KPI par responsable, nombre d’heures etc.

Quelle est la première étape pour installer la BI dans son entreprise ?

Lors d’une séance de kick-off, on évaluera les possibilités et les besoins en BI de votre entreprise. Il est important qu’une personne qui connaît les données générées par la société et le type d’analyses utiles à votre activité soit impliquée dans le projet. L’installation en elle-même ne prend que 2 jours environ. Ensuite, il y a une part variable en fonction des KPI retenus.

Formez-vous les collaborateurs en entreprise ?

Nous offrons deux options. La première est de former les collaborateurs à l’utilisation de l’outil pour qu’ils puissent générer les rapports. ARC Logiciels continue d’extraire les données, car il faut une certaine infrastructure, et les met à disposition de l’utilisateur. L’autre option est de déléguer la totalité du travail à ARC Logiciels qui vous fournit les rapports à la demande. Une petite formation est tout de même donnée dans ce cas, afin de savoir comment adapter les rapports pour une présentation, en cachant ou ajoutant une colonne si nécessaire.

Et quel est le coût de cette technologie encore nouvelle pour beaucoup ?

ARC Logiciels utilise un BI au coût contrôlé, dans sa version « low cost ». On ne va pas installer un data warehouse pour un client qui n’en a pas besoin. Par ailleurs, les données sont stockées en Suisse ou chez le client.

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