Limiter les risques liés à la planification grâce à VISUAL PLANNING.

Utilisateur de VISUAL PLANNING depuis deux ans, la société WALO Bertschinger nous révèle ce qui l’a décidé à choisir ce logiciel de planification collaboratif. Elle explique le déroulement de l’implantation dans leurs services, précise le nombre de personnes impliquées dans le projet et détaille les avantages ou points d’amélioration de cet outil leader mondial de la planification.

Leur bilan: une augmentation générale de l’efficacité et de la visibilité.

ETUDE DE CAS 2018:

Implantation Visual Planning chez Walo

Par Advanced Solutions, partenaire ARC Logiciels pour la Suisse alémanique.
Société :  Walo Bertschinger AG. Contact : Philipp Ledermann, chef de projet. Date de discussion : août 2018, Visual Planning® en service depuis 2017, version Entreprise.

L’entreprise en bref :

Walo Bertschinger AG, Giessenstrasse 5, 8953 Dietikon, Suisse
Division industrie : Bâtiment et travaux publics
Secteurs d’activité : génie civil, construction spéciale (tunnels, voies ferrées, eau, etc.), revêtements de sol
Vision / Mission : Partenaire en tant qu’entreprise globale, proposant une gamme complète de services dans l’industrie de la construction ; innovateur avec son propre département d’ingénierie.
Produits / Services : Entreprise globale, spécialisée dans l’asphalte et les surfaces en béton (construction de routes), l’étanchéité de l’asphalte (réservoirs, décharges), la réhabilitation du béton, l’asphalte coulé, la construction de voies ferrées, la construction souterraine, la protection acoustique, le génie hydraulique, les sols et revêtements industriels, les sols pour les installations sportives extérieures et intérieures.
Histoire de l’entreprise : Fondée en 1917 par Walo Bertschinger en tant qu’entreprise zurichoise de construction de voies ferrées et de routes, son activité a été étendue à l’Europe, par la troisième génération, dans les années 60. Aujourd’hui, le WALO Group est actif dans de nombreux pays.
Taille de l’entreprise : env. 2500 employés (fluctuations saisonnières)

La nécessité d’une planification des ressources 

– Quels défis et objectifs avez-vous fixés pour la planification des ressources visuelles ?

La planification du personnel et des stocks se gérait dans des feuilles de calcul Excel très complexes et des millions de nouvelles données provenant de centres de profit indépendants étaient ajoutées chaque année.
Notre objectif était clair : se débarrasser des fichiers Excel, fusionner la planification des centres de profit, mettre en place une approche « one-company », et visualiser un plan global suisse.

– Que serait-il arrivé ou comment les choses auraient-elles évolué si vous n’aviez pas trouvé un plan de déploiement des ressources approprié?

La planification Excel n’était gérée que par 1 à 2 employés, ce qui, au vu notre croissance, nous exposait fortement à certains risques. Par exemple, en cas de panne des planificateurs centraux et en présence de solutions individualisées selon les sites.

– Avez-vous utilisé d’autres solutions avant Visual Planning® ? Avaient-elles fonctionné et, dans la négative, quelles en étaient les raisons ?

Avant Visual Planning®, nous utilisions uniquement Excel.

Le processus de prise de décision

– Comment avez-vous entendu parler de Visual Planning® ?  

Nous n’avons pas mis en place de processus d’évaluation à proprement parler. C’est ABBF, notre fournisseur Baubit PRO, qui nous a fait découvrir Visual Planning®.
La présentation d’Advanced Solutions a achevé de nous convaincre.

– Qui a participé au processus de sélection d’un outil de planification des ressources ? 

L’équipe du projet était composée de quatre centres de profit et de gestionnaires de projet sélectionnés. Ensemble, nous avons évalué notre profil d’exigences par rapport au profil de performance et présenté notre proposition à la direction.

– Quel a été l’aspect le plus important pour votre entreprise lors de l’évaluation des options?

La grande flexibilité du logiciel malgré sa complexité. Nous apprécions les nombreux filtres, qui permettent une planification à long terme, à moyen terme, à court terme ou spécifique au client.

– Comment s’est déroulé votre processus décisionnel interne ? 

Nous avons pris suffisamment de temps pour examiner les exigences en détail. Dans le cadre d’un projet pilote, le logiciel a été conçu et programmé spécifiquement pour WALO pendant 10 mois. La mise en œuvre, toujours en cours en 2018, s’est déroulée sans heurts.

– Combien de personnes ont participé au processus ? Quels départements ont été impliqués ?

Une quinzaine de personnes ont été impliquées dans le processus du projet pilote, comprenant des représentants des centres de profit (départements spécialisés) et de la direction du projet.

– Quelles sont les principales raisons qui ont motivé la décision en faveur de Visual Planning®, et donc contre le choix de solutions compétitives ?

Sans aucun doute la flexibilité.

La mise en œuvre 

– Combien de temps a-t-il fallu pour que Visual Planning® soit opérationnel ?

Durée du projet pilote : 10 mois.

– Le résultat a-t-il répondu à vos attentes ?

Oui, absolument. Et maintenant, nous sommes sur le point de déployer progressivement Visual Planning® au sein du groupe WALO.

– Avez-vous été satisfait de nos conseils, de notre assistance lors de la mise en œuvre et de la formation des utilisateurs ?

Très satisfait – Advanced Solution (partenaire ARC Logiciels pour la Suisse alémanique) et Trojahn Horse ont été des partenaires compétents dès le début. Le temps de réponse du support est très court.

Visual Planning® au quotidien 

– Qui dans votre entreprise utilise Visual Planning®?

Les « dispatchers » de services spécialisés, sur plusieurs sites, tels que l’atelier/l’inventaire, la construction de voies ferrées et la construction de routes, avec un total de sept centres de profit, soit environ 1000 employés et un inventaire de matériel à cinq chiffres.

– Y a-t-il un aspect ou un domaine spécifique du logiciel en lequel vous avez le plus confiance ou qui est utilisé le plus intensivement?

Les possibilités de filtrage extrêmement complexes nous inspirent : vous pouvez tout filtrer ensemble ou séparément, le stocker et finalement toutes les informations individuelles sont toujours disponibles en toute sécurité dans la base de données.

– Avez-vous des commentaires, des plaintes ou des suggestions d’amélioration ?

À notre avis, le logiciel est de très haut niveau et le meilleur tableau de planification visuel que je connaisse. Cependant, deux défis nous préoccupent en tant qu’utilisateurs :
a) Le multilinguisme du masque est donné, mais malheureusement pas pour la désignation des ensembles de données (dans notre cas l’inventaire). Avec trois langues nationales officielles et l’anglais dans l’entreprise, la standardisation de la planification n’est toujours pas résolue à ce stade. Nous sommes en contact avec le fabricant de logiciels STILOG à cet effet.
b) En tant qu’entreprise innovante avec une forte orientation client, nous attachons de l’importance aux réponses et réactions rapides de nos fournisseurs. La lenteur du temps de réponse chez STILOG laisse cependant à désirer en ce qui concerne les tickets ouverts. A ce stade, nous voyons encore « une marge d’amélioration ».

La contribution au succès

 – Dans quelle mesure votre entreprise a-t-elle bénéficié de l’utilisation de Visual Planning®?

Nous avons pu nous libérer du risque du « planificateur unique ». La planification est désormais répartie entre plusieurs collaborateurs, qui peuvent se compléter, se remplacer et se synchroniser à volonté.

– Pouvez-vous nous fournir des chiffres clés décrivant les avantages de la planification des ressources visuelles (p. ex. gain de temps, productivité, manutention, absences, taux de fluctuation, temps de réaction)?

Nous ne publions pas de chiffres clés détaillés. Mais nous pouvons constater une augmentation générale de l’efficacité de la planification. Par ailleurs, les évaluations dans Visual Planning® aident à atteindre la transparence. Prenons l’exemple de la construction de voies ferrées : le temps de travail des employés est contrôlé en détail et optimisé en fonction des exigences légales. Autre exemple avec l’inventaire : moins de locations à des tiers sont nécessaires, car nous connaissons la disponibilité des machines et des camions au sein du groupe WALO et pouvons donc mieux planifier.

– Comment l’utilisation de Visual Planning® vous aide-t-elle en général à accomplir les tâches et à atteindre les objectifs fixés ?  

Cela nous aide beaucoup. Une fois que nous aurons établi, dans une prochaine étape, la connexion en temps réel avec notre erp d’une part et la connexion des employés avec VP Portal de l’autre, les commandes, les chantiers, les employés, les rapports et les stocks seront reliés de manière optimale dans les deux sens.

(Etude de cas réalisée par Advanced Solutions en collaboration avec Walo. Advanced Solutions est le partenaire alémanique de ARC Logiciels)

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Le logiciel de planification Visual Planning® est distribué en Suisse romande exclusivement par ARC Logiciels SA à Yverdon: par >> email, ou au 0848 848 122.

En Suisse alémanqiue, en Allemagne et en Autriche par Advanced Solutions GmbH: www.planungstafel.com

Visual Planning® est un logiciel créé la société STILOG I.S.T.