Evitez les erreurs de planification grâce à Visual Planning. Utilisateurs depuis cinq ans de Visual Planning, les CFF ont accepté d’expliquer pourquoi ils ont choisi ce logiciel de planification collaboratif. Ils décrivent comment l’implantation s’est faite dans leurs services, combien de personnes ont été impliquées dans le projet et détaillent les avantages ou le potentiel d’amélioration de cet outil leader mondial de la planification.

Leur bilan: un gain de temps de 20% et une augmentation de l’efficacité dans tous les secteurs.

ETUDE DE CAS 2018

Implantation Visual Planning chez CFF

Par Advanced Solutions, partenaire ARC Logiciels pour la Suisse alémanique.

 

Compagnie :  CFF (Chemins de fer fédéraux suisses). Contact : Georges Lehmann, chef de projet. Date de discussion : juillet 2018, Visual Planning® en service depuis 2013, version Entreprise.

 

• L’entreprise en bref :

CFF, Hilfikerstrasse 1, 3000 Berne, Suisse

Division industrie : transports publics et circulation (Suisse).

Secteurs d’activité : maintenance, projets de construction, infrastructure.

Vision / mission : fournisseur de services fédéraux.

Produits / services : transport de personnes et de marchandises.

Histoire de l’entreprise : les Chemins de Fer Fédéraux suisses (CFF) sont la compagnie nationale des chemins de fer suisses dont le siège se trouve dans la ville fédérale de Berne. Fondée en 1902, elle est devenue une société anonyme en 1990.

Taille de l’entreprise : 32 000 employés; réseau de 3 200 km de routes.

Chiffres clés : volume d’achats 5,0 milliards de francs suisses (annuel), 15’000 fournisseurs.

 

• La nécessité d’une planification des ressources

– Quels défis et objectifs avez-vous fixés pour la planification des ressources visuelles ?

La solution de planification précédente était basée sur Excel et a atteint ses limites. Il fallait trouver un logiciel qui combine clarté, simultanéité, simplicité et évaluations significatives.

– Que serait-il arrivé ou comment les choses auraient-elles évolué si vous n’aviez pas trouvé un système de planification des ressources adéquat ?

La complexité de la planification aurait été considérablement réduite.

– Avez-vous utilisé d’autres solutions avant Visual Planning® ? Ces mesures ont-elles fonctionné et, dans la négative, quelles en étaient les raisons?

Une planification uniforme à l’échelle de la région n’était pas possible avec Excel. Excel ne fonctionnait plus du tout en mode multi-utilisateur.

 

• Le processus de prise de décision

– Comment avez-vous entendu parler de Visual Planning®?  

Nous avons commencé des recherches intensives et avons pris le temps d’évaluer et de comparer les solutions appropriées. Nous avons également mené des projets pilotes et des essais avec diverses solutions de planification. En fin de compte, Visual Planning® nous a convaincus, bien loin devant dans la liste des finalistes.

– Qui a participé au processus de sélection d’un outil de planification des ressources? 

Le processus de décision et de mise en œuvre de Visual Planning® s’était développé de manière assez atypique. En tant que moteur de cette solution, l’équipe de projet était composée de moi (Georges Lehmann) en tant que chef de projet, des utilisateurs de la planification Excel précédente, de mon supérieur, accompagné d’une équipe informatique.

– Quel était l’aspect le plus important pour votre entreprise, lors de l’évaluation des options?

La planification simple, claire et simultanée des ressources nous a convaincus. La ressemblance avec une interface Office et la navigation par «drag and drop» ont également obtenu de bons résultats.

– Comment s’est déroulé votre processus décisionnel interne ? 

L’évaluation des différentes solutions logicielles a commencé indépendamment de moi dans d’autres départements et a duré deux ans. Visual Planning® n’est entré en jeu qu’en phase finale et j’ai dû surmonter plusieurs obstacles. Visual Planning® a d’abord dû être adapté à la stratégie informatique. Aujourd’hui, le logiciel fait partie intégrante de l’activité des CFF et il est difficile d’imaginer la vie sans lui.

– De nombreuses personnes ont-elles participé au processus ? Quels départements ont été impliqués ?

Nous étions une très petite équipe composée d’un analyste commercial, d’un ingénieur et d’un informaticien.

– Quelles sont les principales raisons qui ont motivé le choix de Visual Planning®, et donc le choix de solutions compétitives ?

Nous avons communiqué les nombreux avantages et la possibilité de développer une solution sur mesure pour nos défis de planification à tous les niveaux de la gestion, des achats et de l’informatique pendant le processus décisionnel. Les futurs utilisateurs eux-mêmes ont été enthousiastes dès le début.

 

• La mise en œuvre

– Combien de temps a-t-il fallu pour que Visual Planning® soit opérationnel?

Une fois la décision prise, la mise en œuvre a été achevée à une vitesse maximale de 9 mois. Au cours des 3 premiers mois, le programme était « en place », après 6 mois, il était opérationnel.

 – Le résultat a-t-il répondu à vos attentes ?

Oui, absolument. Le rapport coût-bénéfice de l’utilisation de Visual Planning® est imbattable. Des tâches telles que la gestion du changement sont donc tout à fait réalisables.

– Avez-vous été satisfait de nos conseils, de notre assistance lors de la mise en œuvre et de la formation des utilisateurs ?

Advanced Solutions (partenaire de ARC Logiciels pour la Suisse alémanique) nous a soutenus pendant et après la phase d’implémentation avec une formation intensive.

 

• Visual Planning® dans l’utilisation quotidienne

 – Qui dans votre entreprise utilise Visual Planning® ?

Aujourd’hui, la diversité est très grande : les dispatchers de personnel de notre région dans toute la Suisse, la planification centrale des véhicules de chantier, le domaine financier et, en marge, le domaine de la formation.

– Y a-t-il un aspect ou un domaine du logiciel pour lequel vous avez le plus confiance ou qui est utilisé plus intensivement ?

La fonction «drag and drop» rend l’outil de planification incroyablement convivial et inspirant. De plus en plus, nous utilisons également les nombreuses options d’évaluation, qui s’intègrent en tant que KPI dans les décisions de gestion.

– Avez-vous des commentaires, des plaintes ou des suggestions pour améliorer Visual Planning® ?

Nous trouvons la fonction « Historique » fondamentalement utile, mais elle occupe trop notre base de données. Dans ce cas, une solution plus intelligente serait appropriée, par exemple une fonction de suppression orientée dans le temps.

 

• La contribution au succès

– Dans quelle mesure votre entreprise a-t-elle bénéficié de l’utilisation de Visual Planning®?

Nous avons constaté une augmentation significative de l’efficacité de certains processus de planification.

– Pouvez-vous nous donner quelques chiffres clés décrivant les avantages de la planification des ressources visuelles ? (p. ex. gain de temps, productivité, manutention, absences, taux de fluctuation, temps de réaction)

Dans la planification des ressources, on peut supposer sans risque de se tromper qu’il est possible d’économiser jusqu’à 20 % du temps de travail dans certains domaines.

Ceci est obtenu par une meilleure vue d’ensemble, moins d’efforts de clarification et de coordination, parce que tout ce que les autres changent dans la planification est visible. Il en résulte moins d’erreurs. La planification, à son tour, peut être communiquée plus rapidement et le flux d’information accéléré (« planification immédiate et information »).

– Comment l’utilisation de Visual Planning® vous aide-t-elle à accomplir les tâches définies et à atteindre les objectifs fixés ? 

La solution de planification hautement personnalisable, ainsi que les possibilités efficaces de gestion du changement, parlent d’elles-mêmes. L’aide est très importante.

(Etude de cas réalisée par Advanced Solutions en collaboration avec les CFF. Advanced Solutions est le partenaire alémanique de ARC Logiciels)

 

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Le logiciel de planification Visual Planning® est distribué en Suisse romande exclusivement par ARC Logiciels SA à Yverdon: support@arc-logiciels.ch, 0848 848 122, www.arc-logiciels.ch

En Suisse alémanqiue, en Allemagne et en Autriche par Advanced Solutions GmbH: www.planungstafel.com

Visual Planning® est un logiciel créé la société STILOG I.S.T.

 

(texte traduit par TIF)