Vous cherchez une solution de gestion électronique des documents (GED) pour votre entreprise. Comment choisir l’outil qui conviendra à votre structure et qui vous fera véritablement gagner du temps ?

Entre GED minimaliste et GED proche de l’ERP ultra performante, mais pas forcément adaptée à votre activité, il est parfois difficile d’y voir clair. L’implémentation elle-même ne nécessite pas le même effort, sans parler du coût. Comment trouver le juste milieu pour votre PME ?

1. Identifier vos besoins

Terminez les classeurs qui encombrent ! La GED vous permettra d’archiver et de rechercher efficacement vos documents. Gérer les flux de validations, afin d’accélérer par exemple les paiements, deviendra aussi possible. Enfin, pour être optimale, la GED doit être compatible avec votre logiciel de comptabilité.

« Très souvent, une entreprise fait ses premiers pas dans la GED pour gérer les factures fournisseurs. Avec la GED, la validation des factures par un technicien se fait en tout temps depuis son PC ou son smartphone. La comptabilisation suit immédiatement et automatiquement. Les factures sont ensuite archivées et accessibles en quelques minutes. Tout le processus est accéléré, permettant un gain de temps et d’argent considérable», résume Olivier Deschwanden, co-directeur de ARC Logiciels et intégrateur de GED.

2. Choisir une solution évolutive

L’erreur classique, avec la GED, est de vouloir tout implémenter en même temps : les flux fournisseurs, les flux RH, les contrats… Au risque d’être dépassé. « En optant pour une solution flexible, évolutive et simple, vous rajoutez un flux de validations facilement et quand c’est le bon moment pour vos équipes, conseille Olivier Deschwanden. On définit tranquillement qui fait quoi et qui valide à quel stade. Secrétaires, techniciens, comptables chacun a son accès et est formé par nos soins. » En trois jours, une GED avec un flux facture-fournisseur standard peut être implémentée.

3. Trouver une GED compatible

L’intégration d’une GED doit être simple et en adéquation avec votre environnement informatique, en particulier votre logiciel comptable. « Que ce soit avec l’ERP A3 Finance pour le secteur de la construction ou d’autres interfaces comptables, votre GED doit être compatible avec vos solutions déjà en place», note-t-il.

4. Accessible de partout

Avoir une GED mobile est un gros atout. « C’est un module parfois optionnel, mais très utile, relève le spécialiste GED. Vous avez ainsi accès à votre GED depuis n’importe où : un chantier, votre voiture. Il suffit d’avoir un smartphone. Vous pouvez ainsi, en tout temps, valider ou retrouver une facture, ou alors rechercher dans vos archives un détail sur un produit.»

5. Des données sécurisées

Il existe deux options principales. Vos données restent dans le serveur de vos bureaux et sont sécurisées par votre service informatique. L’autre option est de les sécuriser dans le Cloud, chez un hébergeur comme ARC IT, certifié Cyber-Safe. « Être dans le Cloud est aussi un avantage lors des mises à jour de votre GED qui se font automatiquement par nos équipes», signale-t-il.

6. Fonctionnalités utiles

Facilité d’utilisation, mobilité, puissance du stockage et de la recherche des documents sont essentiels. « L’analyse statistique de votre GED avec des informations sur le statut de vos documents, notamment, est aussi intéressante, ajoute Olivier Deschwanden. L’archivage légal (ou certifié) peut également être très utile pour certains documents, bien qu’assez coûteux. Par souci de sobriété numérique, l’optimisation de la vie des documents est également possible, notamment pour les RH.»

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